Ik ga voor het eerst een virtual assistant inhuren maar hoe pak ik dat aan?

Leuk! Je wilt je bedrijf laten groeien of je groeit zo hard dat je werk uit wilt besteden. Je hebt een virtual assistant gevonden met wie je wilt gaan samenwerken maar dan? Hoe pak je dat aan? Moet je iemand gaan aansturen maar als je nog nooit een assistente hebt gehad hoe doe je dat dan?

Ik kan je direct geruststellen; je hoeft een virtual assistant niet aan te sturen. Het is wel handig als je van te voren over een aantal zaken hebt nagedacht. Ik krijg weleens de indruk dat veel mensen denken dat ze in de traditionele rol van baas en secretaresse moeten stappen met een virtual assistant maar het tegendeel is waar. Je huurt een virtual assistant in omdat zij dingen voor je kan doen die je zelf niet kunt. Je gaat dus gebruik maken van de expertise van een virtual assistant.

Stel dat je een nieuw bedrijfslogo laat ontwerpen. Je hebt een grafisch ontwerper gevonden waar je vertrouwen in hebt en je hebt hem gevraagd of hij/zij je nieuwe logo wil ontwerpen. Ga je die grafisch ontwerper dan vertellen wat hij moet tekenen, waar je bedrijfsnaam moet komen, welke kleuren hij waar moet gaan gebruiken? Lijkt me niet toch? Je bespreekt wat voor bedrijf je hebt, wat je naar buiten toe uit wilt stralen, welke stijl je aanspreekt en wat je huiskleuren zijn. Met jouw informatie, zijn ervaring en creativiteit moet een grafisch ontwerper in staat zijn een logo te ontwerpen dat aan jouw wensen voldoet.

Met een virtual assistent werkt het eigenlijk net zo. Je hoeft je virtual assistant niet voor te kauwen wat, hoe en wanneer ze dingen moet doen. Met jouw informatie en wensen en haar ervaring en expertise moet een goede virtual assistant in staat zijn zelfstandig de, aan haar overgedragen, werkzaamheden uit te voeren.

Het is wel handig bijna noodzakelijk zelfs als je vooraf over de volgende dingen nagedacht hebt;

–          Welke werkzaamheden ga je uitbesteden?

Soms weet je dit misschien nog niet precies maar bespreek dit dan gewoon. Vertel een virtuele assistent waar je tegenaan loopt of waar je het druk mee hebt. Samen komen jullie er dan wel uit welke werkzaamheden ze van je over kan nemen

–          Geef deadlines

Besteed je werk uit van een project waar je mee bezig bent of wil je dat je virtual assistant nog het een en ander voor je doet voordat je op vakantie gaat? Geef dan zo vroeg mogelijk een deadline. Een virtual assistant werkt natuurlijk voor meerdere klanten. Hoe eerder jij aan kunt geven wanneer iets klaar moet zijn, hoe beter zij het in kan plannen. Dit voorkomt stressen op het laatste moment en teleurstelling bij jou omdat je niet op tijd krijgt waar je om gevraagd hebt.

–          Tone of voice

Hoe benader jij je klanten of hoe benaderen zij jou? Is dat heel formeel of juist informeel? Leg je virtuele assistent uit op welke wijze je wilt dat zij met jouw klanten communiceert

–          Vaste dag, vaste werkzaamheden

Wil je dat je virtuele assistent elke week op een vast tijdstip voor je werkt? Denk hierbij bijv. aan het verzenden van je nieuwsbrief, bespreek dit dan vooraf met haar. Misschien wil jij wel dat ze iets doet op de dag dat ze vrij heeft. Dat hoeft geen ramp te zijn maar het is wel handig als ze dat weet zodat je daar samen een oplossing voor kunt vinden. Zo voorkom je wederom teleurstellingen.

–          De praktische zaken

Tot slot is het ook handig als je virtual assistant ook de tools heeft om werkzaamheden voor je uit te voeren? Dus wat heeft ze nodig? Denk aan bijv. een tijdelijk emailadres, inloggegevens en wachtwoorden van bepaalde programma’s waar jij mee werkt, emailadressen en telefoonnummers van klanten waarmee ze namens jou contact gaat onderhouden etc.

Ik ben ervan overtuigd dat je nu voldoende informatie hebt om concreet met je assistente aan de slag te kunnen. Ik merk dat er behoefte is aan dit soort informatie. Mijn eerdere blogs over wat een virtual assistant voor je kan doen en wat de kosten zijn van het inhuren van een virtual assistant werden goed gelezen. Wat zou je nog meer willen weten? Wat mis je nog? Ik zou het leuk vinden als je je reactie hieronder achter laat.

Share Button

Over lucienne

virtual assistant en sparringspartner voor drukbezette ZZP-ers. Weet je niet wat je precies door een VA kunt laten doen? Samen komen we daar wel achter. Ik heb een handig GRATIS hulpmiddel ontwikkeld. Mail info@opafstanddebeste.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *